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INTEGRIERTES DOKUMENTENMANAGEMENT

Grundgedanke der Integration von TradeControl mit Dokumentenmanagment und -archivierung ist ein durchgängiger digitaler Prozess - von der Bestellung bis zur Buchung der Rechnung und zur revisionssicheren Archivierung.

 

Wir setzen dabei auf die Lösung EASY ENTERPRISE, das marktführende Archiv-System im deutschsprachigen Raum und den Spezialisten in Sachen Consulting für Archivierungslösungen easy competence.

DOKUMENTENMANAGEMENT

Bestellungen werden als Ausgangsbeleg automatisch archiviert und beschlagwortet. Bei der Buchung des Wareneingangs werden die Lieferscheine mit einem Barcode versehen,  anschließend gescannt und mit den bereits erfassten Daten im Archiv  abgelegt. Die eingehenden Rechnungen werden ebenfalls mit einem Barcode versehen und eingescannt. Anschließend werden die Rechnungsdaten extrahiert, mit der Bestellung und dem Wareneingang gegengeprüft und als korrekt oder als Rechnung mit Mengen- und/oder Preisabweichung für die Weiterverarbeitung aufbereitet. 

 

Dabei erfolgt gleichzeitig eine Prüfung nach § 14 UstG (Vorsteuerabzugsberechtigung).   Rechnungen ohne Bestellabweichungen können direkt gebucht werden,  Rechnungen ohne Bestellbezug bzw. Rechnungen mit Mengen- und/oder Preisabweichungen gehen in den Freigabeworkflow. Dort  erfolgt die Sachliche Prüfung und Freigabe der Rechnungen. Dabei werden die unternehmensspezifischen Regeln (4-Augenprinzip, Freigaberichtlinien, Wertgrenzen, Stellvertreterregelungen, Bearbeitungsfristen etc.) hinterlegt und angewendet. Über ein zentrales Eingangsrechnungsbuch können Bearbeitungsstatus und BearbeiterIn jederzeit eingesehen werden.  Als letzter Workflowschritt  werden die erfassten Daten an die ERP-Lösung übergeben und automatisch gebucht. Anschließend erfolgt die  revisionssichere Archivierung.
   

ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

Sämtliche Bearbeitungsschritte werden protokolliert und  nach der Buchung gemeinsam mit dem Originalbeleg im elektronischen Archiv abgelegt. Die Belege können aus Trade Control (als Einzelbeleg od. als Gesamtakt) angezeigt werden. Grundsätzlich können Papierrechnungen und digital signierte PDF-Rechnungen verarbeitet werden.